Einleitung
In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Teams richtig organisieren und effektiv mit diesen zusammenarbeiten. Starre Hierarchien und klar definierte Prozesse sind meist den traditionellen Arbeitsmethoden zuzuordnen, und diese zeigen oft, vereinfacht gesagt, wie die Arbeitswelt früher war. Agile Methoden und moderne Collaboration-Tools bieten da eine ganz andere Perspektive. Sie zeichnen eine Zukunft, die nicht mehr in siloförmigen Abteilungen und im auftragsorientierten Arbeiten verankert ist.
Agile Methoden: Flexibilität und Effizienz
Agilität ist viel mehr als nur ein Trend. Sie ist eine Denk- und Arbeitsweise, die es Teams erlaubt, sich schnell an Veränderungen anzupassen und ständig nach Verbesserungen zu streben. Agile Methodik basiert auf der Idee, dass das unvermeidliche Ändern von Projektinhalten nicht im Vorhinein geplant, sondern reaktiv bewältigt werden muss – und dass Teams in der Lage sein müssen, auf solche Veränderungen flexibel zu reagieren. Agiles Arbeiten folgt keinem geradlinigen Pfad. Vielmehr ergeben sich gelegentliche Umwege, die vom Team als notwendig erachtet werden, um das Gesamtziel zu erreichen. Und nach der empirischen Regel der 80 % für den Arbeitsfortschritt (Progress) zu den verbleibenden 20 % (Finalisierung, bessere Planung, unvorhergesehene Problemlösungen) erfolgversprechend.
Ein zentrales Prinzip agiler Methoden ist die iterative Arbeitsweise. Statt monatelang an einem Projekt zu arbeiten und erst am Ende Ergebnisse zu präsentieren, erreichen die Projektteams in kurzen Zyklen, die sie Sprints nennen, Teilziele und liefern Zwischenprodukte. Dies ermöglicht es, frühzeitiges Feedback zu erhalten und die Arbeit stetig zu verbessern.
Ein weiteres zentrales Merkmal agiler Methoden ist die Zusammenarbeit im Team. In agilen Teams gibt es keine festen Rollen wie „Projektmanager“ oder „Teamleiter“. Stattdessen arbeiten alle Mitglieder auf Augenhöhe zusammen, treffen Entscheidungen gemeinsam und übernehmen die Verantwortung für den Erfolg des Projekts.
Die Rolle von Collaboration-Tools
Die Tools zur modernen Zusammenarbeit in einer agilen Arbeitsumgebung sind entscheidend. Sie unterstützen Teams dabei, mit hoher Effizienz und Tempo zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Und sie ermöglichen dies in einem verteilten Setting, wo die Teammitglieder an verschiedenen Orten arbeiten.
Ein Beispiel für ein Collaboration-Tool ist Trello, eine digitale Plattform, auf der Teams Projekte visualisieren und den Arbeitsfortschritt in Echtzeit verfolgen können. Aufgaben können in Trello in Listen unterteilt werden, die einzelnen Teammitgliedern zugewiesen und nach der Fertigstellung abgehakt werden. So leicht es scheint, die virtuelle Pinnwand mit Aufträgen zu bestücken und den Aufträgen virtuelle Labels zu geben – so schwer ist es, den Überblick zu behalten, wenn die Teammitglieder nicht in einem Raum versammelt sind.
Ein anderes oft genutztes Werkzeug ist Slack, eine Kommunikationsplattform, die es Teams erlaubt, in verschiedenen Kanälen zu kommunizieren, Dateien auszutauschen und Gespräche zu führen, die in der digitalen Welt oft notwendig sind. Slack sorgt dafür, dass das Team, das mit dieser Plattform arbeitet, offen und zügig kommuniziert. Die Kommunikation in der digitalen Welt ist oft unübersichtlich, und Informationen gehen häufig verloren. Slack versucht, dem entgegenzuwirken.
Einer der beliebtesten Dienste für die Zusammenarbeit an Dokumenten ist Google Workspace. Mit dessen Hilfsmitteln, dazu gehören auch Google Docs und Google Sheets, kann man in Echtzeit zusammenarbeiten. Der wahre Zauber des Echtzeit-Miteinander-Schaffens geschieht im und mit Google Docs, und zwar auf folgende Art und Weise:
- Mehr Köpfe = mehr Ideen
- Mehr Köpfe = mehr (Echtzeit-)Kollaboration
- Mehr Köpfe = bessere (Echtzeit-)Teamarbeit
Vorteile der Kombination aus agilen Methoden und Collaboration-Tools
Die Vorteile, die sich aus der Kombination agiler Methoden und moderner Tools zur Zusammenarbeit ergeben, sind nicht zu übersehen. Teams, die solche Tools in ihrem Arbeitsprozess verwenden, arbeiten nicht nur effizienter, sondern auch effektiver. Der schnelle Austausch von Informationen und das Arbeiten in Echtzeit sind Grundlagen der Unterstützung agiler Teams in der heutigen Zeit.
Eine weitere Sache, die für die Agilität spricht, ist die Transparenz. Teams, die agil arbeiten, treffen sich jeden Tag in einem kurzen, maximal zehn Minuten dauernden Meeting. Das Daily Stand-up ist weltweit bekannt und wird von vielen als unliebsam empfunden. Unzählige Online-Tutorials und Buchkapitel widmen sich diesem Format. Es muss jedoch gesagt werden, dass Stand-ups und ihre gängigen Formen nicht immer der beste Weg zur Wahrheit und somit auch nicht der einzige Weg zur Agilität sind.
Die agile Teamarbeit wird durch die Tools und Methoden nicht nur effizienter, sondern auch flexibler. Unvorhergesehene Veränderungen und neue Anforderungen können jetzt noch besser und schneller verarbeitet werden. Teams lassen sich von einem unfertigen Produkt nicht mehr aufhalten und variieren die Bedingungen, unter denen sie agieren, nach dem Prinzip des Design Thinking. Das Mindset, im Team erfolgreich an dynamischen Projekten zu arbeiten, steht im Mittelpunkt.
Der Mensch im Mittelpunkt
Menschliche Interaktion steht im Zentrum erfolgreicher Zusammenarbeit. Warum? Weil alles, was wir im Beruf tun, an und für Menschen gerichtet ist. Für das agile Arbeiten und die Nutzung von Tools gilt: Wir sind immer nur so gut, wie es unser Team ermöglicht. Team = Vertrauen. Team = Kommunikation. Team = Ein gemeinsames, klares Ziel auf dem Weg zur Customer Centricity. Agile Methoden und moderne Tools sind der Treibstoff, Teamarbeit auf ein neues Level zu heben.
Firmen sollten alles daran setzen, dass ihre Angestellten fit sind, um effektiv in agilen Teams arbeiten zu können. Das ist nicht nur eine Frage der Personalentwicklung, sondern auch der Unternehmenskultur. Firmen müssen eine Kultur der Teamarbeit etablieren, die es erlaubt, mit flexiblen, branchenübergreifenden Lösungen auf die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen des Marktes zu reagieren.
Fazit
Die Methoden der Agilität und die Tools der digitalen Zusammenarbeit sind die Zukunft der Unternehmenszusammenarbeit. Sie erlauben es, flexibler, effizienter und produktiver zu arbeiten. Agil sein bedeutet, ein flexibles Mindset zu haben und die Fähigkeit, Prozesse auch mitten in einem Projekt umzustellen und anzupassen. Es ist der Geist des ständigen Neudenkens und der Optimierung, der uns in die agile Welt führt, in der alles flacher, schneller und variabler geworden ist.
Die Agilität und die intelligente Nutzung von Collaboration-Tools sind entscheidende Faktoren für die Zusammenarbeit in Unternehmen der Zukunft. Diese kommen nicht nur in Startups, sondern auch in größeren Unternehmen zum Einsatz – vor allem, wenn es um die Erreichung von Zielen in kürzerer Zeit und mit größerer Effizienz geht.